個人情報の範囲
本ポリシーにおける「個人情報」とは、媒体や手段を問わず、通信、印刷物等、当社の採用活動 により当社に応募した求職者の方から直接、または、間接的に提供された特定の個人情報を識別することのできる情報を意味します。具体的には以下の情報を指します。
- 氏名、年齢、性別、生年月日、電話番号、メールアドレス、職務経歴等のエントリーシート記載事項
- 郵便、Eメール等、採用・就職活動のために当社と求職者の方が通信した履歴
- 上記以外の情報のうち、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるもの
利用目的の表示
取得した個人情報は、当社採用活動、および採用後の適切な雇用管理のためのみに利用します。これらの目的以外に、取得した個人情報を利用することはいたしません。
安全管理措置を講じています
取得した個人情報は、所有する個人情報に対するリスクを把握し、正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス、紛失、改ざん、漏洩等の危険を防止するため、組織的、人的、物理的、技術的な面から以下の通り適切な安全管理措置を講じています。
組織的安全管理措置
- 「募集・採用時におけるプライバシーポリシー」を設け、ポリシーの遵守徹底を図っています。
- 個人情報保護管理責任者を配置し、管理監督に努めています。
- 募集・採用時における個人情報の取り扱いに対する問合せ窓口を設けてその連絡先を明らかにしています。
- 監督責任者を配置し、計画的な監査を行い、監査報告に応じて定期的な安全管理措置の見直し、及び改善を行っています。
人的安全管理措置
- 個人情報保護の活動に対して最新の情報を共有し、その責務の重要性を認識させ、具体的な個人情報の保護措置に習熟させるために、従業員に対してこのポリシーに基づく教育および研修を行っています。
- 従業者の採用時には、守秘義務に関する誓約書の提出を義務付けております。
物理的安全管理措置
- 個人情報の管理場所は施錠可能なキャビネットを定め、管理責任者を明確にして保管しています。
- 個人情報を取り扱う情報システムや機器、設備は高セキュリティエリアを設けて物理的に保護しています。
- 個人情報が記載された履歴書情報等をバックアップ目的以外に複製（コピー）・印刷することを禁止しています。
技術的安全管理措置
- 個人情報にアクセスできる担当者を限定し、管理しています。
- 個人情報が記載された履歴書等は閲覧権限ある者のみに開示しています。
- インターネットの脆弱性を考慮し、個人情報をEメールで送付することを原則的に禁止しています。
第三者提供はいたしません
取得した個人情報は、以下の場合を除き、第三者に開示しません。
- 事前に本人の同意がある場合
- 警察・検察・裁判所など法的機関から提供を要求された場合
- 法令等により要求された場合
- 人の人生、身心または財産の保護のために必要があり、ご本人の同意を得ることが困難である場合
ただし、当社は、厳格な依託先選定基準に基づき、応募者の人員管理を専門企業：1社に依託しています。依託先企業との間では、個人情報の管理責任、監査の実施、報告義務、など当社ガイドラインに沿った運用を求めるために、個人情報保護に配慮した契約を締結しています。依託先に関するお問合せは末尾のお問合せ先にどうぞ。
個人情報の開示・訂正・削除
取得した個人情報は、常に正確かつ最新の状態で管理されるように努めています。個人情報保護の開示、訂正、削除の要請があった場合は、厳正な本人確認の後、以下の分類によりそれぞれの対応を定めています。
採用活動中の個人情報について
本人の要請に応じて合理的範囲内で開示、訂正、削除に応じます。ただし、採用判断に関わる情報の開示は業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるため応じておりません。
採用された方の個人情報について
就業後は雇用管理の範囲内において管理・保管します。
非採用となった方の個人情報について
活動終了後、半年以内に適切な方法により、破棄、削除を行います。
お問い合わせ
この「募集・採用時におけるプライバシーポリシー」に関するお問合せ、および当社募集・採用時の個人情報の取り扱いに関する苦情、相談は下記までお寄せください。
東京アイテック株式会社 本社 管理部門
採用セキュリティ責任者 古谷 道昌
メール：t-aitec@t-aitec.com
